"1С:БухОбслуживание Региональный центр" / Калининград
дочерняя компания 1С

УНП Первичка на удаленке: электронные оригиналы и скан копии

07.04.2020

Сложность в том, что Минфин дает неоднозначные разъяснения о том, как оформлять электронную первичку. 

Так, в феврале чиновники чуть ли не узаконили сканированные документы (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882). 


Сканы с квалифицированной подписью — все же копии

Коллеги знают, что так делать нельзя, и все равно принимают к учету сведения по скан-копии. 

Раньше так работали в надежде быстро получить оригинал от контрагента. Теперь же бухгалтер в самоизоляции вынужден использовать сканы.

Инспекторы вправе затребовать подлинник на проверке (п. 1 ст. 93 НК). На камералке налоговиков устраивают скан-копии. 

Правда, контролеры в этот момент не догадываются, что кроме сканов у компании ничего нет. Обнаружить это могут на выездной.

Организация обратилась с вопросом в Минфин: можно ли списать траты, если скан уже получили, а оригинал еще не поступил в компанию? 

Финансисты ответили, что признают расходы, если электронная первичка заверена квалифицированной подписью. 

Можно решить, что скан превратится в первичку, если использовать нужную подпись. Но это не так.

Чтобы документ считался электронным, надо его составить в электронном виде и защитить от изменений подписью. 

Причем понадобиться могут подписи двух контрагентов. 

Если же документ составили на бумаге, а затем изготовили его изображение, то он останется копией. В том числе если ее заверить квалифицированной подписью.


Какую подпись использовать для оригинальной первички

Минфин высказался, что для первички нужен только самый защищенный вариант электронной подписи. Подойдет квалифицированная подпись, кроме случаев, когда по закону необходим бумажный документ.

Ранее чиновники не были так категоричны. Они признавали, что компании могут использовать любую подпись для бухгалтерской первички. В том числе простую электронную подпись (письмо от 14.11.2019 № 03-03-06/1/88011). Ведь особых правил не устанавливает НК или Закон о бухучете. В новых письмах Минфин уже не уточняет, какую подпись выбрать. Но признает, что организации могут наладить электронный документооборот между собой (письмо Минфина от 10.03.2020 № 03-03-06/1/17830).


Как организовать обмен электронными документами

Компании могут в любое время перейти на электронный документооборот, если пользуются услугами оператора. При этом применяют квалифицированную подпись, а она равнозначна собственноручной. Бухгалтерские программы операторов уже составляют электронные документы и хранят их файлы.

Другой вариант — простая подпись — позволяет обойтись без услуг специализированного оператора. Можно использовать электронную почту. Потребуется соглашение с контрагентами о том, для каких документов устанавливаете такой обмен, какой статус они получат. Пропишите порядок формирования и подтверждения ключа электронной подписи. Но потребуется встречаться с контрагентом, что пока нежелательно.

Если надо срочно наладить электронный обмен, уточните, сможет ли это сделать ваш оператор. Документы с квалифицированной подписью признают равнозначным тем, что подписали лично. В этом случае предварительные соглашения не нужны.


Возврат к списку



Контакты

Калининград, ул. Генерал-лейтенанта Озерова, 17Б, ТЦ «Мега Центр», 6 этаж, оф. 613.
Время работы: 9:00-18:00

+7(4012)31-25-67

bo@1cborc.ru

Как нас найти:



Соответствие стандартам безопасности деятельности организации