Образцы чеков ККТ: как теперь оформлять расчеты без ошибок

С 1 июля поменялись кассовые правила.

Теперь нужно выбивать чеки в ситуациях, которые раньше не считались расчетами

Клиенты платят на счет через банк

С 1 июля надо выбивать чеки на оплату, которая поступила от «физиков» на счет компании. Такой расчет проводят без участия продавца (ч. 4 ст. 4 Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ).

Проблема. Не ясно, когда именно выбить чек. Ведь бухгалтер не сможет следить за поступлениями 24 часа в сутки. А «физик» может провести оплату в любой момент.

Решение. Коллеги не должны круглосуточно следить за состоянием расчетного счета компании. Чек можно сформировать, когда получилось идентифицировать платеж.

Сделать это необходимо не позже рабочего дня, следующего за тем, когда поступила оплата (п. 5.4 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Так, если получили деньги на счет в пятницу вечером или в выходные, пробейте чек в понедельник.

«Физик» вносит наличные средства через кассира банка, но платеж в компанию пройдет электронным переводом. Поэтому в чек запишите реквизит «сумма оплаты безналичными».

Провели взаимозачет с контрагентом

Кассовый чек необходим, если стороны договорились погасить встречное обязательство. При этом вы фактически не получаете деньги, значит, расчет безналичный (ст. 861 ГК).

Если он прошел между компаниями и бизнесменами, то ККТ применять не надо (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ). Теперь с этим проблем быть не должно (письмо ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@).

ККТ понадобится только в случае, когда надо оформить взаимозачет по обязательствам «физиков» (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Проблема. Не ясно, что записывать в чеке на взаимозачет. В таких случаях коллеги привыкли подписывать акты, а не применять кассу.

При этом реквизита со словом «взаимозачет» нет в перечне из приказа ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@.

Решение. Стороны могут провести взаимозачет по реализованным товарам. Либо отгрузить продукцию, услуги в счет погашения своего долга, то есть фактически обменяться товарами (ст. 407, 409 ГК).

ФНС не определила специально предмет для таких расчетов. Поэтому выбивайте чек на «Иной предмет расчета», за который получили «сумму встречным предоставлением»

Выдали заем на покупку товаров

С 1 июля выдача займов считается расчетом и компания обязана выбить кассовый чек. При этом не обязательно выдавать деньги.

Оформляйте кассовый чек, когда передаете товар, работу или услугу с условием о постоплате.

Проблема. Обычно считают, что выдали заем, когда покупатель забрал товар с условием о постоплате. Но не ясно, надо ли проводить через ККТ выдачу любого займа.

Решение. Расчетом считается выдача целевого займа. А именно того, что взяли на покупку товаров, работ или услуг (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ). Если просто выдали деньги взаймы, не применяйте ККТ.

К примеру, при выдаче директору средств на его личные цели (письмо ФНС от 18.09.2018 № ЕД-4-20/18186@).

Если клиент оплатил товар частично, считается, что на остаток суммы компания предоставила кредит. Но выбивать при отгрузке два чека не понадобится.

Можно сформировать один документ на два типа расчета с признаками: частичный расчет и кредит (письма ФНС от 20.02.2019 № ЕД-4-20/2929@, от 17.07.2019 № 17–26/2/123363@).

После пробивайте чеки каждый раз, когда клиент гасит заем. Поэтому в них показывайте признак расчета — «приход», а признак способа расчета — «оплата кредита».

Кроме того, отражайте во всех чеках наименование переданного товара, его вносят в реквизите «наименование предмета расчета» (письмо ФНС от 04.02.2019 № ЕД-4-20/1812).

Расплатился за товар подотчетник

Теперь надо записывать в чеках название и ИНН покупателя, если это компания или предприниматель.

Также понадобятся дополнительные реквизиты: страна происхождения товара, номер таможенной декларации и сумма акциза (п. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Проблема. В расчетах от имени организаций обычно участвуют подотчетники. Непонятно, как кассиру вычислить представителей компаний среди обычных «физиков».

Также не ясно, грозит ли продавцу штраф, если он не показал в чеке, что продал товар организации.

Решение. кассиру не нужно опрашивать каждого «физика» и выяснять его статус. Подотчетный сотрудник сам обязан сообщить, что вносит деньги от имени компании.

Например, он может предъявить доверенность. Если же подотчетник ведет себя как обычный «физик», за это не должен отвечать кассир.

Пробивайте реквизиты контрагента в чеке, если «физик» предъявил доверенность от организации. И не важно, как именно расплатился подотчетник — своей личной картой, корпоративной или наличными.

В чеке можно записывать дополнительную информацию (письмо ФНС от 26.09.2017 № ЕД-3-20/6387@). Например, пропишите дату и номер доверенности.

Продаете товары через посредника

Агент обязан выбивать кассовые чеки, если продает товары от своего имени. Поскольку по сделке именно он приобретает права и обязанности, считают в Минфине

Но если агент действует от имени компании, ей самой следует применять ККТ. Причем при каждом расчете с покупателем.

Проблема. Посредники часто действуют от имени компании. В этом случае чек пробивают не они, а компания, которой принадлежит товар (.

Но для таких расчетов не прописали специальных правил, чтобы оформить чек. Хотя компания не знает, какой товар и на какую сумму продал агент.

Решение. Налоговики не против, чтобы компания-принципал передала свою ККТ агенту и сотрудники посредника будут проводить расчеты.

Но этот способ рискованный — ведь компания не сможет контролировать чужих работников, которые используют ее кассу.

В таком случае поручите агенту пробивать чеки о продажах на его кассовом аппарате. Тогда он оформит чек так же, как в случае, когда продает товары от вашего имени.

То есть будет отражать в чеке признак агента и название вашей компании.

Реализовали товары сотрудникам

ККТ не применяют, когда выдают зарплату сотрудникам. Но работники могут взять товары в долг, а потом просят удержать их стоимость из зарплаты.

При таком расчете сотрудник становится покупателем, поэтому пробивайте кассовый чек.

Проблема. Как оформить кассовые чеки, когда сотрудник забирает продукцию под зарплату. Ведь в таком случае он получает кредит, а потом компания удерживает по его просьбе часть заработка.

Не ясно, какие реквизиты записывать в чек, когда компания удерживает деньги.

Решение. В день, когда удерживаете стоимость товаров, выдавайте чек на «Оплату кредита» и с признаком «Иной предмет расчета». Ведь фактически стороны проводят взаимозачет.

Работник не вносит деньги, а компания погашает часть своих обязательств по зарплате перед сотрудником. В форме расчета ставьте «Сумма по чеку встречным предоставлением».

Удержать можно не более 20 процентов зарплаты (ст. 138 ТК). Даже когда сотрудник настаивает, что хочет погасить весь долг, не превышайте лимитов.

В таких случаях сначала удержите 20 процентов зарплаты, а оставшуюся сумму выдайте на руки. После работник сам распоряжается деньгами и может погасить долг.

Клиент расплатился бонусами

Теперь нужны чеки даже на неденежные формы расчетов с «физиками». Например, если компания начисляет бонусы покупателям, которые участвуют в программе лояльности.

По условиям акций клиенты вправе оплатить бонусными баллами часть или 100 процентов стоимости покупки.

Проблема. Не ясно, как правильно отразить в чеке оплату бонусами, считать ли их эквивалентом денежных средств, когда покупатель просит их списать в оплату стоимости товара.

Решение. При расчетах бонусами нужен кассовый чек (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ). Но в этом случае бонусы считают скидкой.

Поэтому сумму по чеку формируйте с учетом рублевого эквивалента баллов, который уменьшит стоимость товара.

Если используете бонусные программы, учтите, что некоторые товары нельзя продавать со скидкой. К примеру, табак.

Продаете товары вне офиса

Вместо чека клиенту можно предъявлять QR-код. Воспользоваться правилом могут компании, которые продают товары, работы или услуги вне офиса.

К примеру, интернет-магазины, которые доставляют товары с курьерами.

Проблема. Не ясно, выполнит ли компания обязанность по передаче чека покупателю, если предъявит только QR-код.

Решение. QR-код равноценен чеку, который печатаете на бумаге либо в электронном виде высылаете на e-mail или через sms-сообщение клиенту.

Но предъявить QR-код можно лишь при помощи современных устройств: на дисплее телефона, планшета и пр. Поэтому у курьеров они всегда должны быть в наличии.

После QR-код клиент считывает через мобильное приложение «Проверка чеков» и сохраняет электронную версию чека. Разъясните курьерам, что они обязаны спросить у клиента, может ли он считать QR-код.

Если покупатель откажется так получить документ о расчете, то курьер обязан сразу это сообщить продавцу. В таком случае получится отправить данные sms-сообщением или на электронную почту.

Реализуете маркированные товары

При торговле товарами, подлежащими маркировке, в чеке надо отражать дополнительный реквизит — код товаров. Он обязательный.

Проблема. Чтобы в чек ККТ попал код товара из системы маркировки, понадобится специальный фискальный накопитель. Иначе не получится сформировать запрос о коде маркировки в системе «Честный знак».

Решение. Реквизит «код товара» вносят в чек по истечении трех месяцев после того, как товар станет обязательным для маркировки.

Но опасаться штрафов не нужно, для новых правил действует переходный период. Так, если ваш накопитель не печатает чек с реквизитом «Код товаров», менять его сейчас не надо.

Можно использовать накопитель, пока не истек срок его ключа.

Допустили ошибку в реквизите чека

Из-за новых правил компании чаще ошибаются в реквизитах чека. Но все же можно обойтись без штрафа, если пользователь ККТ успеет исправить ошибку раньше налоговиков и сообщит им об этом.

Это обязательное условие примечания к статье 14.5 КоАП.

Проблема. Разные ошибки надо исправлять разными чеками. Коллеги путаются, в каких случаях надо оформить чек коррекции, а когда надо выбить обычный чек с признаком «Возврат прихода» или «Возврат расхода».

Решение. Какой чек выбивать, чтобы исправить ошибку в реквизитах, зависит от модели фискального накопителя.

Если накопитель формирует фискальные документы по формату 1.05, надо оформить чек на возврат, а для формата 1.1 оформите исправление ошибок чеком коррекции.